Политика в отношении обработки
персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — «Политика») определяет порядок и условия обработки персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «ГЕКСА РУС» (ООО «ГЕКСА РУС») (далее — «Оператор», «GEKSA»), а также меры, принимаемые Оператором для защиты персональных данных.

1.2. Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и иными применимыми нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.3. Политика распространяется на обработку персональных данных при использовании сайта https://geksa.com (далее — «Сайт»), веб- и мобильных приложений GEKSA, личного кабинета, форм обратной связи, сервисов заказа, визуализации и иных цифровых сервисов GEKSA (совместно — «Платформа»), а также при взаимодействии с Оператором по электронной почте, телефону и через мессенджеры.

1.4. Политика является общедоступным информационным документом и сама по себе не является согласием субъекта персональных данных. Когда согласие требуется по закону, Оператор получает его отдельно от иных документов и действий пользователя.

1.5. Термины «персональные данные», «обработка персональных данных», «оператор», «предоставление», «распространение», «блокирование», «удаление» и «уничтожение» используются в значениях, установленных Федеральным законом № 152-ФЗ.

2. Сведения об Операторе

Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «ГЕКСА РУС» (ООО «ГЕКСА РУС»)

ОГРН: 1257700368419
ИНН / КПП: 9729406414 / 772901001

Адрес места нахождения: 119602, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Тропарёво-Никулино, ул. Никулинская, д. 27, эт. 3, пом. 81

Электронная почта для обращений по вопросам персональных данных: info@geksa.com
Телефон: +7 (495) 025-18-18

Обращения субъектов персональных данных принимаются по электронной почте и по адресу места нахождения Оператора. Для защиты данных Оператор вправе запросить сведения, необходимые для подтверждения личности заявителя и его полномочий.

3. Принципы обработки персональных данных

• обработка осуществляется на законной и справедливой основе;
• обработка ограничивается конкретными, заранее определёнными и законными целями;
• состав и объём данных соответствуют заявленным целям и не являются избыточными;
• обеспечиваются точность, достаточность и актуальность данных;
• данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки или законодательство;
• по достижении целей данные уничтожаются или обезличиваются, если отсутствуют иные законные основания для их обработки.

4. Категории субъектов, цели, состав данных и основания обработки

Оператор может обрабатывать данные следующих категорий лиц: посетителей Сайта; зарегистрированных пользователей; клиентов и получателей заказов; представителей поставщиков, партнёров и корпоративных клиентов; лиц, направляющих обращения; подписчиков рекламно-информационных сообщений.

4.1. Посещение Сайта и обеспечение его работы

Данные: IP-адрес, дата и время обращения, сведения о браузере, операционной системе и устройстве, технические журналы, идентификаторы cookie, сведения о действиях на Сайте.

Цели: обеспечение доступности и безопасности Сайта, предотвращение злоупотреблений, сохранение пользовательских настроек, анализ работы и улучшение интерфейса.

Основания: необходимость функционирования запрошенного пользователем сервиса; исполнение обязанностей Оператора; согласие пользователя — для необязательных аналитических, функциональных и маркетинговых cookie.

Срок: в пределах срока действия соответствующего cookie или технического журнала, после чего данные удаляются либо обезличиваются, если более длительное хранение не требуется для защиты прав Оператора или исполнения закона.

4.2. Обращения, заявки и предварительное взаимодействие

Данные: фамилия, имя, отчество (если указано), номер телефона, адрес электронной почты, город, компания, должность или профессиональная роль, цель обращения, текст сообщения и иные сведения, добровольно сообщённые пользователем.

Цели: обработка обращения, обратная связь, подготовка предложения, организация демонстрации или обучения, заключение договора либо совершение действий по запросу пользователя до заключения договора.

Основания: согласие субъекта персональных данных; совершение действий по инициативе субъекта до заключения договора; исполнение договора, если он заключён.

Срок: до завершения взаимодействия и далее в течение срока, необходимого для подтверждения факта и содержания коммуникации и защиты прав сторон, если иной срок не установлен законом или договором.

4.3. Регистрация и использование личного кабинета

Данные: фамилия, имя, отчество, телефон, электронная почта, сведения о компании и профессиональном статусе, город, данные профиля, идентификатор учётной записи, пароль в виде криптографического хеша, история входов и действий, настройки аккаунта.

Цели: создание и администрирование учётной записи, идентификация пользователя, предоставление функций Платформы, техническая поддержка, предотвращение несанкционированного доступа.

Основания: исполнение пользовательского соглашения или иного договора; согласие — в случаях, когда оно требуется.

Срок: в течение срока действия учётной записи и после её закрытия — в пределах сроков, необходимых для исполнения закона, разрешения споров и защиты прав Оператора и пользователя.

4.4. Заказы, расчёты, доставка и документооборот

Данные: Ф.И.О., телефон, электронная почта, адрес доставки, сведения о заказе, статусе оплаты и доставки, реквизиты организации или индивидуального предпринимателя, сведения о представителе и доверенности, содержание деловой переписки. Оператор не хранит полные данные банковских карт, если оплата обрабатывается платёжной организацией.

Цели: оформление и исполнение заказов, расчёты, доставка, возвраты, претензионная работа, бухгалтерский и налоговый учёт, исполнение договоров с клиентами, поставщиками и партнёрами.

Основания: заключение и исполнение договора; исполнение обязанностей, установленных законодательством; защита прав и законных интересов Оператора и иных лиц при условии соблюдения прав субъекта.

Срок: в течение срока договора и далее в течение сроков хранения документов, установленных законодательством Российской Федерации.

4.5. Проекты, визуализация и пользовательский контент

Данные: фотографии и изображения помещений, планы, параметры объекта, адрес или ориентировочное местоположение объекта, комментарии, состав проекта, выбранные товары, история изменений и иные материалы, загруженные пользователем.

Цели: создание визуализаций и спецификаций, ведение проекта, подбор товаров, предоставление связанных сервисов GEKSA.

Основания: исполнение договора или действий по запросу пользователя; согласие — когда оно требуется.

Срок: в течение использования соответствующего проекта или сервиса и далее в пределах срока хранения учётной записи либо договора, если пользователь не удалит материалы раньше и иное хранение не требуется по закону.

Пользователь не должен загружать материалы, содержащие персональные данные третьих лиц, если у него отсутствуют законные основания для их передачи Оператору. Оператор не просит сообщать специальные категории персональных данных или биометрические персональные данные.

4.6. Поддержка, коммуникации и контроль качества

Данные: контактные данные, содержание переписки и обращений, техническая информация, сведения о решении вопроса; запись разговора — только если пользователь уведомлён о записи до её начала.

Цели: ответы на вопросы, техническая и клиентская поддержка, контроль качества, рассмотрение претензий, обеспечение безопасности.

Основания: исполнение договора, согласие либо законный интерес Оператора при условии соблюдения прав субъекта.

Срок: до разрешения обращения и далее в течение срока, необходимого для подтверждения коммуникации и защиты прав сторон.

4.7. Рекламно-информационные сообщения

Данные: имя, номер телефона, электронная почта, идентификатор выбранного мессенджера, сведения о согласии и отказе, дата, время, IP-адрес и источник предоставления согласия, сведения о доставке и взаимодействии с сообщениями.

Цели: направление информации о GEKSA, мероприятиях, обучении, новых функциях, товарах и услугах, акциях и предложениях Оператора и партнёров.

Основания: отдельное предварительное согласие на получение рекламно-информационных сообщений и обработку данных для этой цели.

Срок: до отзыва согласия. После отзыва рекламные сообщения прекращаются, а данные, используемые исключительно для рассылки, удаляются или обезличиваются, если отсутствуют иные законные основания для их хранения.

5. Источники персональных данных

• непосредственно субъект персональных данных при заполнении форм, регистрации, оформлении заказа, загрузке материалов или обращении к Оператору;
• организация, которую представляет субъект, если она передаёт данные законно и уведомила субъекта;
• поставщики, партнёры, службы доставки и иные участники исполнения заказа — в объёме, необходимом для исполнения договора;
• автоматизированные средства Сайта и Платформы, включая журналы событий и cookie, с учётом выбранных пользователем настроек.

6. Действия с персональными данными и способы обработки

Оператор может осуществлять сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление, доступ, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных. Обработка выполняется с использованием средств автоматизации, без них либо смешанным способом.

Распространение персональных данных неограниченному кругу лиц не осуществляется без отдельного согласия субъекта, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством.

7. Передача данных и привлечение иных лиц

Оператор передаёт или поручает обработку персональных данных только в объёме, необходимом для заявленных целей, и при наличии законного основания. Получателями или обработчиками могут быть:

• поставщики и продавцы товаров — для исполнения заказа, подтверждения наличия и условий поставки;
• службы доставки, курьерские и логистические организации — для доставки и возврата товаров;
• банки, платёжные организации и операторы фискальных данных — для проведения расчётов и исполнения требований закона;
• провайдеры хостинга, облачной инфраструктуры, CRM, технической поддержки и информационной безопасности;
• сервисы электронной почты, SMS, push-уведомлений и иных коммуникаций — при наличии соответствующего основания;
• аналитические сервисы — только в соответствии с настройками cookie и при наличии согласия, если оно необходимо;
• государственные органы, суды и иные лица — в случаях и порядке, предусмотренных законодательством.

При поручении обработки Оператор определяет перечень данных и действий с ними, цели обработки, требования к конфиденциальности и безопасности, а также обязанность обработчика соблюдать требования Федерального закона № 152-ФЗ.

8. Локализация и трансграничная передача

8.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации, в том числе через Интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение таких данных с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных законом.

8.2. Трансграничная передача может осуществляться только при наличии законного основания и после выполнения требований статьи 12 Федерального закона № 152-ФЗ, включая направление необходимого уведомления в Роскомнадзор. Подключение иностранного сервиса не должно осуществляться до завершения соответствующей правовой и технической проверки.

9. Сроки хранения, прекращение обработки и уничтожение

9.1. Сроки хранения определяются целью обработки, условиями договора, сроками исковой давности, требованиями бухгалтерского, налогового, архивного и иного законодательства, а также сроком действия согласия, когда обработка основана на согласии.

9.2. При достижении цели обработки, утрате необходимости в данных или отзыве согласия Оператор прекращает обработку и уничтожает данные в сроки, установленные законом, если не сохраняется иное законное основание для обработки.

9.3. Отзыв согласия не затрагивает законность обработки, выполненной до его получения, и не прекращает обработку, которую Оператор обязан или вправе продолжать без согласия, в том числе для исполнения договора, требований закона или защиты прав в споре.

10. Меры по защите персональных данных

Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры с учётом характера данных, актуальных угроз и уровня риска, включая:

• назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных;
• принятие локальных актов и разграничение доступа;
• учёт информационных систем, носителей и операций с данными;
• идентификацию и аутентификацию пользователей, управление правами доступа;
• применение защищённых соединений, резервного копирования, журналирования и средств защиты информации;
• контроль действий лиц, допущенных к данным, обучение и обязательства о конфиденциальности;
• выявление инцидентов, восстановление данных и выполнение обязанностей по уведомлению уполномоченных органов в предусмотренных законом случаях.

11. Права субъекта персональных данных

Субъект персональных данных вправе:

• получать сведения об обработке своих персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения неполных, устаревших, неточных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми данных;
• отозвать согласие на обработку персональных данных;
• требовать незамедлительного прекращения обработки данных в целях продвижения товаров, работ и услуг;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор либо в суд;
• осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Для реализации прав необходимо направить обращение на info@geksa.com либо по адресу Оператора. В обращении следует указать Ф.И.О., контакт для ответа, сведения, позволяющие определить отношения с Оператором, и содержание требования. Ответ предоставляется в сроки, установленные законодательством.

12. Данные несовершеннолетних

Платформа ориентирована преимущественно на совершеннолетних профессиональных участников интерьерного рынка. Оператор не осуществляет целенаправленный сбор данных лиц младше 18 лет. Если стало известно, что несовершеннолетний предоставил данные без необходимого согласия законного представителя, следует обратиться к Оператору для решения вопроса об их удалении.

13. Изменение Политики

13.1. Оператор вправе обновлять Политику при изменении законодательства, функциональности Платформы, состава обрабатываемых данных или привлекаемых сервисов. Новая редакция действует с даты её размещения, если в ней не указано иное.

13.2. Актуальная редакция должна быть постоянно доступна на Сайте. Для существенных изменений Оператор вправе дополнительно уведомить зарегистрированных пользователей доступным способом.